Für einen geplanten Start in Deutschland lautet die zentrale Frage deshalb: Wer muss welche Unterlage erstellen, prüfen, melden und verfügbar halten – und woran erkennen wir, dass der Punkt wirklich abgeschlossen ist?

Die folgende Übersicht dient als Arbeitsinstrument. Sie ersetzt keine Rechtsberatung und keine projektbezogene Prüfung. Sie hilft einer Marke, die Aufgaben früh zuzuordnen, statt kurz vor dem Launch fehlende Informationen zwischen mehreren Beteiligten zu suchen.

Beginnen Sie mit Zielmarkt und Produktrolle

Das EU-Kosmetikrecht bildet den gemeinsamen Rahmen für kosmetische Produkte in der Europäischen Union. Die konkrete Marktreife hängt trotzdem vom Zielmarkt ab. Sprache, nationale Vollzugspraxis, Verpackungsrecht, Vertrieb und gegebenenfalls weitere länderspezifische Anforderungen müssen zum geplanten Verkaufsgebiet passen.

Dieser Artikel betrachtet als erste Fassung einen Verkaufsstart in Deutschland. Weitere EU-Märkte werden nicht automatisch durch eine deutsche Verpackungs- und Sprachprüfung abgedeckt. Halten Sie daher fest:

  • In welchen Ländern soll das Produkt zuerst angeboten werden?
  • Wer bringt es dort rechtlich in Verkehr?
  • Unter welchem Namen oder welcher Marke erscheint es?
  • Welche Sprachen werden auf Produkt und Verpackung benötigt?
  • Wer verkauft direkt, und welche Händler oder Distributoren sind beteiligt?

Erst mit diesen Angaben lässt sich eine belastbare Verantwortungsmatrix erstellen.

Die verantwortliche Person zuerst benennen

Nach der EU-Kosmetikverordnung darf ein kosmetisches Produkt nur in Verkehr gebracht werden, wenn eine in der EU ansässige natürliche oder juristische Person als verantwortliche Person benannt ist. Sie stellt sicher, dass die einschlägigen Pflichten für das konkrete Produkt erfüllt werden.

Diese Rolle darf nicht mit einer allgemeinen Projektkoordination verwechselt werden. Olfaktorische Welten kann Unterlagen einholen, Informationen ordnen und Spezialpartner koordinieren. Wer die rechtliche Rolle der verantwortlichen Person übernimmt, wird jedoch ausdrücklich für das Projekt festgelegt. Nach bestätigter Arbeitsweise kann dies der Kunde oder ein geeigneter Spezialpartner sein; Olfaktorische Welten wird im Artikel nicht pauschal als verantwortliche Person dargestellt.

Tragen Sie die verantwortliche Person mit vollständiger Firmierung und Adresse in die Projektakte ein. Halten Sie außerdem fest, wer auf ihrer Seite die fachlichen Freigaben erteilt und wo die Produktinformationsdatei verfügbar gehalten wird.

Sicherheitsbewertung und CPSR vor dem Verkauf abschließen

Vor dem Inverkehrbringen muss das Produkt auf Grundlage der relevanten Informationen sicherheitsbewertet werden. Das Ergebnis wird im Cosmetic Product Safety Report (CPSR) dokumentiert. Die Bewertung wird durch eine entsprechend qualifizierte Fachperson erstellt.

Für das Projekt werden dafür je nach Produkt unter anderem Rezeptur- und Rohstoffinformationen, Exposition, physikalisch-chemische Angaben, Stabilität, mikrobiologische Gesichtspunkte, Verpackungskompatibilität und vorgesehene Anwendung betrachtet. Welche Nachweise tatsächlich benötigt werden, entscheidet die qualifizierte Sicherheitsbewertung für die konkrete Rezeptur und Produktausführung.

Olfaktorische Welten koordiniert die dafür erforderlichen Unterlagen und Übergaben. Die Sicherheitsbewertung selbst wird durch einen Spezialpartner erstellt. Daraus folgt keine Zertifizierung durch Olfaktorische Welten und keine automatische Freigabe jeder ursprünglich gewünschten Produktvariante.

Die Produktinformationsdatei als vollständige Akte verstehen

Die Product Information File (PIF) ist keine einzelne Bescheinigung. Sie bündelt die vorgeschriebenen Informationen zum Produkt und enthält unter anderem den CPSR. Die verantwortliche Person muss sie für die zuständigen Behörden verfügbar halten.

Olfaktorische Welten kann die PIF-Zusammenstellung koordinieren. Für die Arbeitsmatrix ist dennoch wichtig, jede Zuarbeit einzeln zu verfolgen:

  • Wer liefert die finale Rezeptur und Rohstoffunterlagen?
  • Welche Version der Sicherheitsbewertung gilt?
  • Welche Herstellmethode und Erklärung zur guten Herstellungspraxis gehören in die Akte?
  • Welche Nachweise stützen die ausgelobte Wirkung des Produkts?
  • Welche Verpackungs- und Etikettenfassung ist die freigegebene Version?
  • Wer hält die vollständige PIF an welcher Adresse verfügbar?

Ein Ordner mit vielen Dateien ist noch keine abgeschlossene PIF. Versionsstand, Zuständigkeit und Übereinstimmung mit dem tatsächlich verkauften Produkt sind entscheidend.

CPNP melden – aber nicht als Zulassung bezeichnen

Vor dem Inverkehrbringen werden die vorgeschriebenen Produktinformationen über das Cosmetic Products Notification Portal (CPNP) übermittelt. Zuständig ist die verantwortliche Person; sie kann dafür unter den vorgesehenen Bedingungen mit benannten Nutzern oder Dienstleistern arbeiten.

Im Projekt mit Olfaktorische Welten kann die Meldung je nach Rollenmodell durch den Kunden, einen Spezialpartner oder Olfaktorische Welten im Auftrag durchgeführt werden. Diese Zuständigkeit wird in der Matrix ausdrücklich benannt.

Die CPNP-Meldung ist keine behördliche Zulassung und kein Qualitätssiegel. Sie ersetzt auch nicht Sicherheitsbewertung, PIF oder korrekte Kennzeichnung. Wenn ein Produkt ordnungsgemäß im CPNP gemeldet wurde, ist innerhalb der EU keine zusätzliche nationale Produktnotifizierung erforderlich. Andere nationale Pflichten – beispielsweise Sprache oder Verpackungsrecht – bleiben davon unberührt.

INCI, Allergene und Kennzeichnung an der finalen Rezeptur ausrichten

Die Kennzeichnung eines kosmetischen Produkts muss mit der finalen Rezeptur und der Produktausführung übereinstimmen. Dazu gehören je nach Produkt unter anderem:

  • Name und Anschrift der verantwortlichen Person
  • Nenninhalt
  • Mindesthaltbarkeit oder Verwendungsdauer nach dem Öffnen, soweit einschlägig
  • besondere Vorsichtsmaßnahmen
  • Chargenkennzeichnung
  • Verwendungszweck, sofern er nicht eindeutig ist
  • Liste der Bestandteile nach den geltenden Bezeichnungen

Für Duftallergene gelten seit dem 31. Juli 2026 erweiterte Kennzeichnungsvorgaben für neu in Verkehr gebrachte Produkte. Welche Stoffe in der Bestandteilliste einzeln genannt werden müssen, hängt von der finalen Zusammensetzung und den geltenden Schwellenwerten ab. Bereits vor diesem Datum in Verkehr gebrachte Produkte haben eine gesonderte Übergangsfrist bis 31. Juli 2028. Für neue Projekte wird mit dem aktuellen Stand gearbeitet.

Olfaktorische Welten holt die relevanten Angaben bei Duft-, Rohstoff- und Produktionspartnern ein und stellt INCI- und Kennzeichnungsinformationen zusammen beziehungsweise prüft sie im Projektablauf. Die endgültige Übereinstimmung und rechtliche Verantwortung liegen bei der verantwortlichen Person.

Sicherheitsdatenblätter richtig einordnen

Sicherheitsdatenblätter sind wichtige Arbeitsunterlagen für Duftstoffe, Alkohol und weitere Rohstoffe. Sie können außerdem Hinweise für Einstufung, Lagerung und Transport liefern. Daraus folgt jedoch nicht, dass jedes fertige Parfum ein verbrauchergerichtetes Sicherheitsdatenblatt benötigt.

Der Artikel trennt deshalb drei Ebenen:

  1. Rohstoff- und Duftunterlagen, die von Lieferanten eingeholt werden.
  2. Sicherheitsbewertung und Produktunterlagen nach Kosmetikrecht.
  3. Projektbezogene Anforderungen an Lagerung, Versand und Gefahrguttransport.

Welche Unterlagen auf der dritten Ebene erforderlich sind, wird anhand von Rezeptur, Alkoholgehalt, Verpackung, Menge und Transportweg geprüft.

Verpackungsrecht: LUCID ist nur der erste Schritt

Wer verpackte Produkte in Deutschland erstmals bereitstellt, muss klären, welches Unternehmen Hersteller im verpackungsrechtlichen Sinn ist. Bei einer Eigen- oder Lizenzmarke ist nach den seit August 2026 geltenden Regeln grundsätzlich das beauftragende Markenunternehmen der Erzeuger. Für Kleinstunternehmen kann eine Ausnahme gelten, wenn der Lieferant im selben EU-Mitgliedstaat sitzt. Diese Einordnung erfolgt deshalb für das konkrete Vertrags- und Liefermodell.

Für systembeteiligungspflichtige Verkaufs-, Um- und Versandverpackungen gehören regelmäßig drei Aufgaben zusammen:

  1. Registrierung im Verpackungsregister LUCID
  2. kostenpflichtige Beteiligung der betreffenden Verpackungsmengen bei einem Systembetreiber
  3. Meldung der Verpackungsmengen an das System und in LUCID

Diese Aufgaben liegen beim jeweils verpflichteten Hersteller. Der Kunde kann sie selbst durchführen. Olfaktorische Welten weist im Projekt darauf hin und macht die Zuständigkeit sichtbar, übernimmt sie aber nicht automatisch als eigene Leistung.

Kleinere Unternehmen sollten „kleine Menge“ nicht mit „keine Pflicht“ verwechseln. Nach aktuellem deutschen Recht gilt für Hersteller mit weniger als zehn Tonnen systembeteiligungspflichtiger Verpackungen im Vorjahr eine vereinfachte jährliche Datenmeldung. Ob eine Verpackung systembeteiligungspflichtig ist und welches Unternehmen melden muss, wird dennoch geprüft.

Verantwortungs- und Unterlagenmatrix zum Ausfüllen

Tabelle seitlich scrollen.

Thema Verantwortlich Erstellung oder Zuarbeit Nachweis vor Verkauf Projektstatus
Verantwortliche Person Kunde oder Spezialpartner, projektbezogen festgelegt schriftliche Rollenannahme und Kontaktdaten benannte EU-Person mit Adresse offen / bestätigt
CPSR/Sicherheitsbewertung verantwortliche Person qualifizierter Spezialpartner; Olfaktorische Welten koordiniert Unterlagen finale Bewertung für finale Rezeptur und Verpackung offen / in Arbeit / final
PIF verantwortliche Person hält sie verfügbar Olfaktorische Welten koordiniert; Partner und Kunde liefern zu vollständige, versionierte Produktakte offen / vollständig
CPNP verantwortliche Person Kunde, Spezialpartner oder Olfaktorische Welten im Auftrag bestätigte Meldung der finalen Produktfassung offen / gemeldet
INCI und Kennzeichnung verantwortliche Person Olfaktorische Welten stellt Informationen zusammen/prüft; Partner liefern Daten freigegebene Druck- und Produktfassung offen / geprüft / freigegeben
Produktions-/Chargenübergabe im Projekt festzulegen Produktions- und Abfüllpartner abgestimmte Spezifikation und Chargenlogik offen / bestätigt
LUCID/Systembeteiligung verpflichteter Hersteller Kunde beziehungsweise festgestellte Partei Registrierung, Systemvertrag und Mengenmeldung offen / nachgewiesen
Länder und Sprachen verantwortliche Person/Kunde Fachprüfung je Zielmarkt freigegebene Markt- und Sprachliste offen / bestätigt

Ergänzen Sie hinter jedem offenen Punkt eine Person und einen Termin. „Partner kümmert sich“ ist keine ausreichende Zuordnung, solange Partner, Ergebnis und Nachweis nicht benannt sind.

Was gehört noch nicht in diese Akte?

Ein Produktlancierungsplan, Bemusterung, Discovery Sets, Tester, POS-Material, PR-Maßnahmen und erste Messpunkte sind wichtig. Sie gehören jedoch in die folgende Entscheidung zur Einführung. Marktreife und Markteinführung greifen ineinander, sind aber nicht dasselbe.

Die Marktreife-Akte beantwortet: Darf und kann die freigegebene Produktausführung im vorgesehenen Markt verkauft werden? Der Launchplan beantwortet anschließend: Wie können Menschen den Duft im gewählten Vertriebsweg testen, verstehen und kaufen?

Häufige Fragen zur Marktreife

Ist die CPNP-Meldung eine Zulassung?

Nein. Das CPNP ist ein Notifizierungsportal. Die Meldung ersetzt weder Sicherheitsbewertung und PIF noch die Verantwortung für ein rechtskonformes Produkt.

Zertifiziert Olfaktorische Welten das Produkt?

Nein. Olfaktorische Welten koordiniert Unterlagen und Spezialpartner. Die Sicherheitsbewertung wird durch eine qualifizierte Fachperson erstellt; die verantwortliche Person wird projektbezogen benannt.

Reicht die LUCID-Registrierung aus?

Für systembeteiligungspflichtige Verpackungen regelmäßig nicht. Zusätzlich sind die Beteiligung bei einem Systembetreiber und die vorgeschriebenen Mengenmeldungen erforderlich.

Gilt eine deutsche Fassung automatisch für alle EU-Märkte?

Nein. Das EU-Kosmetikrecht schafft einen gemeinsamen Rahmen. Zielmarkt, Sprache, Vertriebsmodell und nationale Pflichten müssen dennoch für jedes geplante Land geprüft werden.