Das Duftbriefing: Was hineingehört – mit Vorlage

Ein Duftbriefing beschreibt, für welche Marke und welche Menschen ein Parfum entwickelt werden soll, wie es sich beim Tragen anfühlen soll und welche Rahmenbedingungen das Projekt hat. Es verbindet die kreative Richtung mit Angaben zu Produkt, Menge, Budget, Zielmarkt und Termin. Sie brauchen dafür kein Parfümeur-Vokabular. Entscheidend ist, dass Ihre Wünsche verständlich sind und das Team später nach gemeinsamen Kriterien entscheiden kann.

Hier finden Sie eine kopierbare Vorlage und ein vollständig fiktives Beispiel für eine Modemarke. Beide helfen Ihnen, vorhandene Vorstellungen zu ordnen und offene Fragen für das Entwicklungsgespräch sichtbar zu machen.

Beginnen Sie mit der Marke und den Menschen

„Hochwertig und einzigartig“ beschreibt noch keine klare Duftrichtung. Erklären Sie, was solche Begriffe für Ihre Marke bedeuten: reduzierte Gestaltung, expressive Farben, weiche Materialien oder eine sportliche Alltagssprache? Wählen Sie wenige Merkmale und erläutern Sie sie mit konkreten Beispielen.

Beschreiben Sie anschließend die Menschen, die das Parfum kaufen und tragen sollen. Nutzen Sie alle Informationen, die Ihrer Marke bereits vorliegen, etwa Personas, Alter, Einkommen, Stil, Verwendung und Kaufkontext. Suchen diese Menschen einen täglichen Begleiter, ein Produkt für besondere Anlässe oder ein Geschenk? Soll das Parfum eine bestehende Kollektion ergänzen oder als eigenständiges Produkt stehen? Kennzeichnen Sie Annahmen, die noch nicht mit Kundendaten belegt sind.

Bilder und Materialbeschreibungen können Ihre Absicht verdeutlichen. Halten Sie jeweils fest, welche Eigenschaft relevant ist. Ein Stoffbild kann für Weichheit stehen; es legt noch keinen Duftstoff fest.

Beschreiben Sie das gewünschte Trageerlebnis

Stellen Sie sich eine konkrete Situation vor. Der Duft wird morgens vor dem Büro aufgetragen, begleitet einen freien Nachmittag oder gehört zum Ausgehen. Welche Präsenz passt dazu? Soll er nah und zurückhaltend wirken oder deutlich wahrnehmbar sein?

Beschreiben Sie auch den Verlauf: Welchen ersten Eindruck wünschen Sie, und was soll später auf der Haut bleiben? Das sind zunächst Ziele, die anhand von Mustern besprochen werden. Daraus ergibt sich noch keine Zusage zu einer bestimmten Haltbarkeit oder Intensität.

Formulieren Sie, was Sie vermeiden möchten. „Warm, aber ohne ausgeprägte Süße“ lässt sich gezielter besprechen als „angenehm“. Wenn Wünsche miteinander konkurrieren, setzen Sie eine Priorität: Ist Ihnen die helle Frische wichtiger oder die weiche Gesamtwirkung?

Nutzen Sie Alltagssprache und erklären Sie Referenzen

Wörter wie hell, trocken, weich, grün, pudrig oder würzig können einen Ausgangspunkt bieten. Entscheidend ist Ihre Erklärung, denn das Team kann unter demselben Wort Unterschiedliches verstehen. Ein Satz wie „Mit frisch meinen wir einen klaren, luftigen Eindruck, keine ausgeprägte Süße“ gibt dem Gespräch eine Richtung.

Duftreferenzen können im vertraulichen Entwicklungsgespräch helfen. Beschreiben Sie konkret, was Ihnen gefällt und was anders werden soll: der erste Eindruck, die Wärme im Verlauf oder die zurückhaltende Präsenz. Eine Referenz ist eine Verständigungshilfe für die eigene Richtung. Eine bloße Liste beliebter Parfums ersetzt das Markenbriefing nicht.

Wie Olfaktorische Welten Briefing, Partnerauswahl, Bewertung und Überarbeitung begleitet, erfahren Sie auf der Seite zur individuellen Duftentwicklung.

Bestimmen Sie die Art der Duftentwicklung

Klären Sie, welche Beziehung der neue Duft zu einem bestehenden Vorbild haben soll. Soll er möglichst genau nach einem Vorbild riechen (Imitation), sich daran orientieren und mit leichten Änderungen weiterentwickelt werden (Variation) oder vollständig eigenständig entstehen (Kreation)? Diese Einordnung gehört ausdrücklich ins Briefing, weil sie die Aufgabe für die weitere Abstimmung beschreibt.

Benennen Sie bei einem Vorbild den einzelnen Aspekt, auf den es Ihnen ankommt. Bei einer Kreation können Bilder, Materialien, Situationen und Stimmungen die gewünschte Wirkung verdeutlichen, ohne einen bestehenden Duft als Ziel festzulegen.

Denken Sie Produkt und Rahmenbedingungen mit

Zum Briefing gehören auch Produktform, Füllmenge, Konzentration und Vorstellungen zu Flasche, Verschluss und Verpackung. Kennzeichnen Sie, welche Komponenten bereits feststehen und welche Sie gemeinsam auswählen möchten. Ein Gestaltungswunsch muss anschließend auf technische Eignung und Verfügbarkeit geprüft werden.

Trennen Sie den gewünschten Verkaufspreis vom Projektbudget. Der Verkaufspreis beschreibt die geplante Positionierung des fertigen Produkts; das Budget steckt den finanziellen Rahmen der Umsetzung ab. Geben Sie bei beiden an, worauf sich die Zahl bezieht und ob sie brutto oder netto gemeint ist. Halten Sie beim Budget fest, ob beispielsweise Entwicklung, Komponenten, Herstellung, Verpackung und Logistik enthalten sein sollen. Wenn noch kein Betrag feststeht, benennen Sie die offene Entscheidung.

Ergänzen Sie Startmenge, Zielmärkte und Vertriebskanäle. Die bestätigte Mindestbestellmenge bei Olfaktorische Welten beträgt 500 Einheiten. Welche Varianten, Größen und Ausstattung dazu passen und wie sich die Menge verteilen lässt, wird projektbezogen geklärt. Die Herstellung erfolgt in Deutschland durch je nach Projekt ausgewählte Partner. Mehr zum Übergang von der Entwicklung zur Umsetzung finden Sie unter Parfum-Lohnherstellung.

Ein gewünschter Verkaufsstart gehört ebenfalls ins Briefing. Unterscheiden Sie einen festen Anlass von einem verschiebbaren Wunschtermin. Komponenten, offene Entscheidungen und interne Freigaben müssen in die anschließende Zeitplanung einfließen. Ein Briefingtermin allein ist keine bestätigte Lieferzusage.

Vereinbaren Sie, wie Muster bewertet werden

Legen Sie vor der ersten Bewertung fest, wer Rückmeldungen gibt, wer sie bündelt und wer final entscheidet. Wählen Sie wenige vorrangige Kriterien aus dem Briefing. So kann das Team persönliche Vorlieben und die gewünschte Markenpassung getrennt besprechen.

Dokumentieren Sie Musterkennung, Datum, ersten Eindruck und späteren Verlauf. Stimmen Sie ein gemeinsames Vorgehen ab, damit Rückmeldungen nachvollziehbar bleiben. Schreiben Sie zuerst auf, was Sie wahrnehmen, und dann, wie es zum Briefing passt. „Zu süß für die gewünschte trockene Anmutung“ benennt eine Richtung; „gefällt mir nicht“ lässt sie offen.

Bündeln Sie widersprüchliche Wünsche, bevor Sie eine Änderung beauftragen. Wenn eine Person mehr Frische und eine andere mehr Wärme möchte, braucht es eine Priorität. Halten Sie auch Änderungen am Briefing fest. Sonst wird ein Muster womöglich an Erwartungen gemessen, die im ursprünglichen Auftrag noch nicht standen.

Ihre Vorlage zum Kopieren

Duftbriefing für Ihr Parfumprojekt

Diese Vorlage verbindet Ihre Markenidee mit den Anforderungen an das Produkt. Füllen Sie die Felder in Ihren eigenen Worten aus. Offene Fragen sind willkommen: Notieren Sie dazu eine verantwortliche Person und einen Klärungstermin.

01 Marke und Aufgabe

Projekt und Kontakt
Projektname, Kontaktperson, Datum und Versionsnummer.
Ihre Antwort:

Markenwelt
Beschreiben Sie Ihre Marke anhand von drei Eigenschaften, gerne jeweils mit einem Beispiel. Hinweise zu Bildern, Websites, Mitbewerbern etc.
Ihre Antwort:

Zielgruppenbestimmung
Bitte geben Sie alle verfügbaren Informationen dazu an, wer das Parfüm kaufen soll: Personas, Alter, Einkommen etc.
Ihre Antwort:

Bedeutung für Ihre Marke
Welche Rolle soll das Parfum für Ihre Marke übernehmen?
Ihre Antwort:

02 Duftidee und -charakter

Beschreiben Sie Wirkungen, Situationen, Typen, Stimmungen und/oder Anlässe. Fachbegriffe sind nicht erforderlich. Erläutern Sie bei Referenzen, welcher einzelne Aspekt Ihnen wichtig ist.

Gewünschte Wirkung und Duftpräsenz
Wie soll der Duft wahrgenommen werden? Wie präsent soll er sein?
Ihre Antwort:

Typische Tragesituation
Zum Beispiel Alltag, Büro, Abend oder ein bestimmter Anlass.
Ihre Antwort:

Gewünschte und unerwünschte Eindrücke
Welche Eindrücke passen zur Marke? Was soll vermieden werden?
Ihre Antwort:

Referenzen
Duft, Bild oder Material: Daran interessiert uns … / Das möchten wir anders …
Ihre Antwort:

03 Produkt und Rahmen

Trennen Sie feste Vorgaben von Wünschen. Der Verkaufspreis ist eine andere Größe als das verfügbare Projektbudget. Kennzeichnen Sie Annahmen und den jeweiligen Leistungsumfang.

Produkt und Ausstattung
Produktform, Füllmenge, Konzentration, Flasche, Verschluss, Verpackung. Was ist bereits festgelegt?
Ihre Antwort:

Dufttyp-Bestimmung
Soll der Duft möglichst genau nach einem Vorbild riechen (Imitation), sich an einem bestehenden Duft orientieren, aber mit leichten Änderungen (Variation), oder vollständig eigenständig entwickelt werden (Kreation)?
Ihre Antwort:

Menge und Vertrieb
Stückzahl, Zielmärkte und Vertriebswege (eigene Geschäfte, direkt an den Handel oder über Distribution).
Ihre Antwort:

Verkaufspreisziel
Angestrebter Verkaufspreis, Währung und Preisbasis.
Ihre Antwort:

Projektbudget
Budgetrahmen, Währung und enthaltene Leistungen, etwa Entwicklung, Produkt und Verpackung.
Ihre Antwort:

Terminrahmen
Gewünschte Einführung, feste Termine und zeitliche Spielräume.
Ihre Antwort:

04 Bewertung und Entscheidung

Vereinbaren Sie, wie Rückmeldungen gesammelt werden. Halten Sie bei der Musterbewertung Kennung, Datum, ersten Eindruck und späteren Verlauf fest. Dokumentieren Sie die nächste gemeinsame Entscheidung.

Bewertungskriterien
Drei bis fünf Kriterien aus dem Briefing, etwa Markenpassung, Wirkung und Tragesituation.
Ihre Antwort:

Beteiligte und Entscheidung
Wer bewertet? Wer bündelt das Feedback? Wer entscheidet final?
Ihre Antwort:

Nächste Abstimmung
Termin, benötigte Unterlagen und erwartete Entscheidung.
Ihre Antwort:

Offene Fragen
Je Frage: verantwortliche Person, Klärungstermin und nächster Schritt.
Ihre Antwort:

Besprechen Sie Ihr Duftbriefing mit uns
office@olfaktorische-welten.com

Fiktives Beispiel für eine minimalistische Modemarke

Dieses Beispiel ist vollständig erfunden. Es beschreibt weder einen Kunden noch ein durchgeführtes Projekt von Olfaktorische Welten. Alle Angaben dienen nur dazu, die Vorlage zu veranschaulichen; sie sind kein Angebot und keine Machbarkeitszusage.

01 Marke und Aufgabe

Projekt und Kontakt: Projektname ist „Erster tragbarer Markenduft“. Die fiktive Produktverantwortliche führt das Briefing. Datum und Versionsnummer werden auf jeder Fassung ergänzt.

Markenwelt: Drei Eigenschaften beschreiben die fiktive Marke: klar steht für reduzierte Formen, warm für angenehme Materialien und eine zugängliche Ansprache, unaufgeregt für wenige sichtbare Details. Ein Moodboard aus neutralen Stoff- und Farbbildern erläutert die Markenwelt.

Zielgruppenbestimmung: Als fiktive Persona dient eine berufstätige, designorientierte Person zwischen 30 und 45 Jahren mit mittlerem bis höherem verfügbarem Einkommen. Sie kauft bewusst wenige Kleidungsstücke und sucht ein zurückhaltendes Parfum für den Alltag. Diese Eingrenzung ist eine Annahme für das Beispiel und müsste in einem realen Projekt mit vorhandenen Kundendaten abgeglichen werden.

Bedeutung für Ihre Marke: Das Parfum soll das Bekleidungssortiment als eigenständiges Produkt ergänzen und die reduzierte, warme Markenwelt tragbar machen.

02 Duftidee und -charakter

Gewünschte Wirkung und Duftpräsenz: Der erste Eindruck soll hell und klar sein, der spätere Eindruck weich und warm. Der Duft soll in der Nähe wahrnehmbar sein; eine sehr raumfüllende Wirkung ist nicht gewünscht. Das sind Entwicklungsziele, keine bereits gemessenen Eigenschaften.

Typische Tragesituation: Gewünscht ist ein Begleiter für Alltag und Büro.

Gewünschte und unerwünschte Eindrücke: Gewünscht ist ein trockener, weicher Holzeindruck mit einer hellen, wenig süßen Frische. Eine ausgeprägt zuckrige oder schwere Anmutung soll vermieden werden. Falls sich „hell“ und „warm“ im Muster nicht wie gewünscht verbinden, hat die warme, zurückhaltende Gesamtwirkung Vorrang.

Referenzen: Ein Moodboard mit hellen Stoffen und warmen Hölzern dient als Bild- und Materialreferenz. Es werden keine existierenden Parfummarken genannt.

03 Produkt und Rahmen

Produkt und Ausstattung: Planungswunsch ist ein tragbares Parfum in einer Größe und zunächst einer Duftvariante. Füllmenge und Konzentration sind offen. Ein klarer Standardflakon mit zurückhaltender Beschriftung und abgestimmtem Verschluss soll geprüft werden. Konkrete Komponenten und Verpackung sind noch nicht ausgewählt; Verfügbarkeit und technische Eignung müssen besprochen werden.

Dufttyp-Bestimmung: Die fiktive Marke wünscht eine Kreation, also eine vollständig eigenständige Entwicklung. Die Bild- und Materialreferenzen beschreiben die beabsichtigte Wirkung und sind kein Duftvorbild.

Menge und Vertrieb: Die Startmenge ist offen. Der geplante erste Zielmarkt ist Deutschland. Der Vertrieb soll über den eigenen Onlineshop und eigene Geschäfte erfolgen.

Verkaufspreisziel: Das Verkaufspreisziel ist offen. Die Produktverantwortliche stimmt Währung und Preisbasis mit Vertrieb und Geschäftsführung ab.

Projektbudget: Das Projektbudget ist offen. Vor der Produktauswahl soll geklärt werden, welche Leistungen für Entwicklung, Produkt und Verpackung darin enthalten sein sollen.

Terminrahmen: Gewünscht ist die Einführung gemeinsam mit einer künftigen Kollektion. Ein Datum ist noch nicht festgelegt. Komponenten, Budget und Freigabeablauf sollen zuerst abgestimmt werden; danach wird mit dem Projektpartner ein realistischer Terminrahmen erarbeitet.

04 Bewertung und Entscheidung

Bewertungskriterien: Die Kriterien sind klare erste Anmutung, weicher und warmer Verlauf sowie zurückhaltende Präsenz.

Beteiligte und Entscheidung: Produktverantwortliche und Marketing bewerten dieselben Muster. Die Produktverantwortliche bündelt die Rückmeldungen; die Geschäftsführung entscheidet final.

Nächste Abstimmung: Für die nächste Abstimmung werden die ausgefüllte Briefingvorlage, das Moodboard und der intern abgestimmte Budgetrahmen benötigt. Danach soll über die Richtung für die erste Musterentwicklung entschieden werden.

Offene Fragen: Füllmenge, Konzentration, Startmenge, Verkaufspreisziel, Projektbudget und Einführungstermin sind offen. Für jeden Punkt werden eine verantwortliche Person, ein Klärungstermin und der nächste Schritt festgehalten.

Ein ebenfalls erfundenes Musterfeedback zeigt die gewünschte Präzision: „Muster B passt mit seinem weichen Eindruck zur Markenwelt. Beim ersten Eindruck wirkt es für uns noch zu süß. Bitte diese Süße zurücknehmen; die weiche Gesamtwirkung soll bleiben.“ Kennung, Datum, erster Eindruck und späterer Verlauf werden ergänzt.

Häufige Fragen zum Duftbriefing

Brauche ich Fachvokabular?

Nein. Beschreiben Sie Eindrücke, Situationen und Wünsche in Ihren eigenen Worten. Erläutern Sie Begriffe, die unterschiedlich verstanden werden könnten. Die Übersetzung in eine konkrete Entwicklungsrichtung ist Teil der Zusammenarbeit.

Darf ich andere Düfte als Referenz verwenden?

Sie können Referenzen im vertraulichen Gespräch besprechen. Halten Sie fest, welche einzelne Eigenschaft Sie meinen. Ordnen Sie außerdem ein, ob Sie eine Imitation, eine Variation oder eine vollständig eigenständige Kreation wünschen. Namen bestehender Kunden oder Produktionspartner werden dafür nicht öffentlich benötigt.

Was darf zu Beginn offenbleiben?

Sie müssen noch keine fertige Duftkomposition oder endgültige Produktausstattung mitbringen. Auch Menge, Budget und Termin können zunächst als offen oder als Wunsch gekennzeichnet sein. Wichtig ist, diese Punkte früh zu klären und vor verbindlichen Entscheidungen einen gemeinsam abgestimmten Rahmen zu haben.

Besprechen Sie Ihr Duftbriefing mit uns

Olfaktorische Welten begleitet Marken vom Duftbriefing und der Duftentwicklung bis zur Koordination von Herstellung, Abfüllung und Verpackung. Senden Sie Ihre ausgefüllte Vorlage oder einen ersten Projektstand an office@olfaktorische-welten.com. Hilfreich sind Angaben zu Marke, Zielgruppe, Produkt, Menge, Zielmarkt, Budget und gewünschtem Termin – mit offenen Punkten ausdrücklich gekennzeichnet.

Einen anonymen Einblick in die Projekterfahrung finden Sie unter Parfumprojekte und Referenzen. Weitere Referenzen sind unter Wahrung der Vertraulichkeit auf Anfrage verfügbar.